Office Prozess

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https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Das papierlose Büro

https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Einleitung
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Das Projekt
YouTube leer.png Problem
YouTube leer.png Ist-Analyse
YouTube leer.png Ziel definieren
YouTube leer.png Hardware
YouTube leer.png Software
YouTube leer.png Software
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ ecoDMS / NAPS2
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Paperless
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Prozess
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Tipps & Tricks
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ FAQ

Prozess

Ablaufschema

Wie sieht nun der Prozess aus, wenn man ein Dokument in einem papierlosen Büro ablegen will? Egal welche Software verwendet wird, kann man sich an dieses Ablaufschema halten.
Und wie läuft das ab? In 95% der Fälle wird der Standardablauf stattfinden. Dieser verläuft im Schema vom Start direkt von oben nach unten, bis zum Ende:

  1. Soll das Dokument verwaltet werden? >>> JA
  2. Kann das Dokument gescannt werden? >>> JA
  3. Dokument wird gescannt und abgelegt
  4. Soll das Originaldokument abgelegt werden? >>> NEIN
  5. Das Originaldokument wird in den Papierkorb geworfen!

Alle anderen Verzweigungen dienen dazu, die Sonderfälle abzudecken. Ist es beispielsweise nicht möglich das Originaldokument zu scannen, wird dieses mit einem manuellen Eintrag ins System überführt und das Original aufbewahrt. In dem Eintrag im System wird noch vermerkt, wo das Original abgelegt wurde.
Oder handelt es sich um ein Originaldokument, welches unbedingt aufbewahrt werden muss, wie beispielsweise eine notarielle Beglaubigung. Dann wird dieses Dokument gescannt, ins System überführt und entsprechend gekennzeichnet, in welchem Ordner das Original zu finden ist.

Aber die Kernaussage dabei ist: Alle Dokumente sind im System zu finden!

Werden Dokumente im Ablagesystem als Papier abgelegt und nicht im System erfasst, kommt schnell Chaos auf. Dann nämlich gibt es keinen Ort, an dem man ein Dokument suchen kann, weil nicht sicher ist, ob es nicht doch noch an einem andern Ort abgelegt ist. Daher muss es EIN System geben, welches ALLE Dokumente verwaltet, auch wenn man Kopien an einem zusätzliche Ort aufbewahrt.