Das papierlose Büro Projekt Definition

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Das papierlose Büro

https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Einleitung
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Projekt
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https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Prozess
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Tipps & Tricks
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ FAQ

Zuerst einmal werden wir das Projekt definieren. Was ist das Ziel des Projekts? Was gehört zum Umfang und was nicht?

Ziel

Ziel ist es, ein System zu integrieren, welches die Verwaltung von allen Dokumenten in digitaler Form ermöglicht. Dabei soll das Gruppieren von Daten aus unterschiedlichen Kategorien möglich sein. Ebenso soll die Suche einfach und schnell durchführbar sein. Nebenbei soll eine Berechtigungsstruktur es ermöglichen gewisse sensible Daten vor unbefugten Zugriff zu schützen.
Folgende Ziele sind im Einzelnen definiert:

  1. Digitale Verwaltung aller Dokumente
  2. Gruppierung der Daten über unterschiedliche Bereiche hinweg
  3. Schnelles und leichtes Auffinden von gewünschten Daten und Gruppen
  4. Berechtigungssytem um sensible Daten schützen zu können
  5. Dokumentierter Verlauf der Historie aller Daten (Bearbeitung, Versandt)
  6. Automatische Analyse der Daten - wenig manuelle Nacharbeit beim Hinzufügen

Im Umfang enthalten

Hier werden wir nun den Umfang des Projektes definieren. Was wollen wir in unserem Projekt abwickeln und was nicht? Entscheidend dabei ist, die Ziele so zu definieren, dass nach Abschluss des Projektes auch festgestellt werden kann, ob das Ziel erreicht wurde. Das Schlüsselwort hierbei ist: Messbar.

DMS Software (Dokumenten Management System)

Entscheidung über die Art, wie die Daten gespeichert werden. Dabei werden die Vor- und Nachteile der folgenden Möglichkeiten verglichen und bewertet:

Dateimanager & Cloud
DMS
ecoDMS
Paperless
Papermerge

Installation & Konfiguration

Ist die Entscheidung für ein System gefallen, ist die Installation und Konfiguration des Systems, bis zur ersten Verwendung, Bestandteil des Projektes.
Je nach System kann es auch sein, dass eine einfache Dokumentation ausreichend ist. Ist die Entscheidung auf ein DMS gefallen, wird die Installation und Konfiguration ausgearbeitet und umgesetzt, bis die ersten Dokumente abgelegt werden können.

In größeren Umgebungen ist zu Empfehlen, diesen Punkt in ein separates Projekt auszulagern. Je nach System kann das sehr zeitintensiv und kostspielig werden und das gilt es abzufangen. Dann sollte dann ein Entwickler-, Test- und Produktivsystem realisiert werden. Auch eine detaillierte Anforderungsliste sollte erstellt werden, um später die Tests und den Erfolg messbar machen zu können.

Folgende Punkte werden im Projekt berücksichtigt:

  1. Installation (falls erforderlich)
  2. Konfiguration
  3. Vorgehensweisen für:
    1. Importieren
    2. Gruppieren
    3. Suchen
    4. Versenden
  4. Backup-Strategie des gesamten Datenbestandes

Prozess für die Digitalisierung

Es muss ein eindeutiger Prozess entwickelt werden, aus dem die genau Vorgehensweise ersichtlich ist, wie ein Dokument digital verwaltet werden soll. Dabei sind mehrere Kriterien zu berücksichtigen:

  1. Das Dokument ist dauerhaft relevant.
  2. Das Dokument ist nur zeitweise relevant.
  3. Das Dokument ist nicht relevant.
  4. Das Dokument muss im Original erhalten bleiben.
  5. Das Dokument kann nicht gescannt werden (z.B. ein Plan und zu groß)

Altbestand

Eine klare Richtlinie für den Umgang mit dem Altbestand ist festgelegt und dokumentiert.

  1. Soll der Altbestand digitalisiert werden?
  2. Sollen nur Bereiche digitalisiert werden?
  3. Muss erst der gesamte Altbestand digitalisiert werden, bevor das System verwendet werden kann?

Organisation

Durch eine Dokumentation/Hilfe wird festgelegt, wie die Daten im entsprechenden System abgelegt werden. Regeln und Vorgehensweisen beschreiben, wie die Daten zugeordnet werden.

Kosten

Die Kosten des Projekts werden auf 200,- Euro festgelegt. Damit wird auch eine Kostenüberwachen eingestellt, damit diese immer unter Kontrolle bleiben.

Nicht im Umfang enthalten

Kommen wir noch zu den Punkten, die nicht in diesem Projekt behandelt werden:

Server-Hardware

In diesem Projekt werden wir die bestehende Hardware und Infrastruktur nutzen, um eine Lösung zu implementieren. Daher wird keine Hardware-Spezifikation für die Verwendung des Systems definiert.
Allerdings habe ich bereits einen Server im Einsatz, der auch in die Umsetzung des Projektes integriert wird. Daher werden Eckdaten für einen möglichen Server eine Rolle spielen und weiter unten in der Rubrik Hardware genannt.

Scanner-Hardware

Sollte man noch keinen Scanner im Einsatz haben, werden die einzelnen Kriterien, die ein Scanner benötigt, oder die Empfohlen werden, aufgelistet. Allerdings wird kein Modell, oder Firma genannt und ausgesucht. Auch ein Vergleich von Scannern ist nicht Bestandteil des Projektes.

Timeline

Da dieses Projekt aus dem Heimbereich entstanden ist, wird auf eine Zeitschiene für das Projekt verzichtet. Somit entfällt auch die Zeitüberwachung und die Angaben der einzelnen Aufgaben, bis wann diese erledigt sein müssen.

Ressourcen

Auch die Ressourcen werden in diesem Projekt nicht berücksichtigt, da das Projekt aus dem Heimbereich entstanden ist. Auch hier entfällt damit die Anfrage, Überwachung und Zuordnung der einzelnen Aufgaben zu einer Person.