Das papierlose Büro Projekt

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https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Das papierlose Büro

https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Einleitung
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Das Projekt
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https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Prozess
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Tipps & Tricks
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ FAQ

Einleitung

Natürlich kann man sofort starten, wenn man das will. Aber ich habe die Erfahrung gemacht, dass wenn man sich vorher darüber Gedanken macht, sich viel Ärger erspart. Vielleicht liegt es auch einfach nur daran, dass ich als Projektmanager mein Geld verdiene. Daher starte ich das Vorhaben als Projekt.
In diesem Projekt gehen wir klassisch vor und klären folgende Punkte:

  1. Was ist mein Ziel?
    Das Ziel definiert, was wir alles erreichen wollen. Am Ende sollten wir uns diesen Punkt nochmals ansehen und prüfen, ob wir mit unserem Projekt auch erfolgreich waren.
  2. Welches sind unsere Rahmenbedingungen?
    Damit wird der Umfang festgelegt. Definiert wird aber auch, was nicht zum Umfang des Projektes gehört.

Normalerweise müssten wir auch eine Zeitschiene, den Projektplan, die Ressourcen, etc. angeben. Aber für dieses Projekt vernachlässige ich das. Die Zeit spielt keine Rolle und die Ressourcen sind wir selbst. Auch auf die Prozesse für ein Projekt möchte ich hier nicht eingehen. Schließlich möchten wir uns auf die Einführung eines papierlosen Büros konzentrieren und nicht auf die Projektabwicklung.

Ziel

Umfang

Hier werden wir nun den Umfang des Projektes definieren. Was wollen wir in unserem Projekt abwickeln und was nicht? Entscheidend dabei ist, die Ziele so zu definieren, dass nach Abschluss des Projektes auch festgestellt werden kann, ob das Ziel erreicht wurde. Das Schlüsselwort hierbei ist: Messbar.

enthalten

Im Projekt enthalten sind folgende Ziele:

DMS Software (Dokumenten Management System)

Entscheidung über die Art, wie die Daten gespeichert werden. Dabei werden die Vor- und Nachteile der folgenden Möglichkeiten verglichen und bewertet:

Dateimanager & Cloud
DMS
ecoDMS
Paperless
Papermerge

Prozess

Es muss ein eindeutiger Prozess entwickelt werden, aus dem die genau Vorgehensweise ersichtlich ist, wie ein Dokument digital verwaltet werden soll. Dabei sind mehrere Kriterien zu berücksichten:

  1. Das Dokument ist dauerhaft relevant.
  2. Das Dokument ist nur zeitweise relevant.
  3. Das Dokument ist nicht relevant.
  4. Das Dokument muss im Original erhalten bleiben.
  5. Das Dokument kann nicht gescannt werden (z.B. ein Plan und zu groß)

Altbestand

Eine klare Richtlinie für den Umgang mit dem Altbestand ist festgelegt und dokumentiert.

Neuer Schriftverkehr

Eine genaue Beschreibung für die Vorgehensweise ist dokumentiert, um Dokumente zu verwalten.

Organisation

Durch eine Dokumentation/Hilfe wird festgelegt, wie die Daten im entsprechenden System abgelegt werden. Regeln und Vorgehensweisen beschreiben, wie die Daten zugeordnet werden.

Kosten

Die Kosten des Projekts werden auf 200,- Euro festgelegt.

nicht enthalten

  1. Server-Hardware
  2. Scanner-Hardware
  3. Timeline wird nicht festgelegt
  4. Ressourcen werden nicht geplant

Start

Hardware

Voraussetzungen

Auswahlprozess

Festlegung

Software

Voraussetzungen

Auswahlprozess

Festlegung