Das papierlose Büro

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Das papierlose Büro

https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Einleitung
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Das Projekt
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https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Prozess
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ Tipps & Tricks
https://www.youtube.com/channel/UCC2FEioLRA1TmQxjo9nXeiQ FAQ

Einleitung

Jeder, der sich mit diesem Thema auseinandergesetzt hat, wird viele Vorteile und auch Nachteile eines papierlosen Büros für sich entdeckt haben. Nicht für alle werden es die selben Punkte sein, auch wenn es mit Sicherheit Überschneidungen geben wird.
Damit für jeden das richtige System herauskommt, sollte man sich erst einmal grundsätzlich mit zwei Fragen beschäftigen:

  1. Warum soll oder will ich ein papierloses Büro?
  2. Und welchen Mehrwert bekomme ich damit?


Ich praktiziere schon einige Jahre das papierlose Büro und kann eines ganz sicher sagen: Das papierlose Büro gibt es nicht! Aber das papierarme Büro gibt es und liefert sehr viele Vorteile - für mich!

Ich möchte einige der Vorteile hier aufführen:

  1. Die Suche nach Dokumenten ist einfacher
  2. Die Zuordnung von Dokumenten für mehrere Bereiche/Kategorien/Register ist möglich
  3. Von allen Dokumenten existieren Kopien (Backups)
  4. Das Zusammenstellen von Dokumenten ist viel einfacher und kann dokumentiert werden
  5. Es wird (fast) kein Platz in Regalen etc. für die Dokumente benötigt


Nachteile gibt es aber auch:

  1. Regelmäßige Ablage der Dokumente ins System ist zwingend erforderlich
  2. In der Einführungsphase muss an zwei Orten nach den gewünschten Dokumenten gesucht werden
  3. Die Einführung kostet Geld
  4. Die Software benötigt eine gewisse IT Infrastruktur
  5. Steht man mit der EDV auf Kriegsfuß, ist eine Einführung eher nicht zu empfehlen!

Entscheidungshilfe

Für mich war die Einführung des papierlosen Büros ein Segen. Seither habe ich die Dokumente sehr gut im Griff, was vorher leider nicht wirklich der Fall war. Aber das kann für andere ganz anders aussehen. Es gibt für eine Entscheidungshilfe viele Hilfsmittel. Mir hat eine Entscheidungsmatrix geholfen. Darin habe ich alle Aussagen, die für das papierlose Büro sprechen in die eine Spalte geschrieben und die Argumente dagegen in die andere.
Für mich wurde da schnell klar, dass ich das will und mir einen großen Mehrwert bietet.

Das Projekt

siehe Das Projekt

Prozess

siehe Der Prozess

Tipps & Tricks

siehe Tipps & Tricks

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FAQ